In Blog I und Blog II zum Thema „Nebenkostenabrechnung“ wurde zunächst definiert, was Nebenkosten, auch Betriebskosten genannt, sind und wie sie so im Mietvertrag aufgenommen werden, damit sie (rechtlich) richtig und klar (für alle Parteien) verständlich sind. Nun geht es an die korrekte Abrechnung.
Eine zügige und genaue Abrechnung innerhalb von 12 Monaten nach Ende der Abrechnungsperiode liegt im Interesse beider Parteien – der des Mieters und der des Vermieters. Rechnet ein Vermieter nicht rechtzeitig ab, verwirkt er Ansprüche und evtl. erhebliche Geldsummen. Wer also für das Jahr 2015 abrechnen muss, hat dafür bis zum 31.12.2016 Zeit, denn: Wenn dem Mieter innerhalb dieser Frist keine Abrechnung vorgelegt wurde, können keine Nachforderungen mehr gestellt werden.
Schafft es der Vermieter nicht, die Abrechnung innhalb der Zwölfmonatsfrist zu erstellen, heißt es aber nicht, dass der freiwillig auf die Abrechnung verzichten darf oder gar von dieser Pflicht befreit ist: Bei einem Versäumnis dürfen zwar keine Nachforderungen gestellt werden, der Mieter hat aber trotzdem einen Rechtsanspruch auf eine Nebenkostenabrechnung.
Die Abrechnung muss in Textform erfolgen (per Post, Fax oder als E-Mail) und es muss klar ersichtlich sei, von wem die Abrechnung stammt.
Die korrekte Abrechnung
Folgende Punkte müssen in einer Abrechnung enthalten sein und sind zwingend, damit diese nicht angefochten werden kann (s. Nöllke, S. 84f):
- eine Abrechnung über alle Betriebskosten, für die keine Pauschale vereinbart wurde
- die genaue Bezeichnung der Wohnung und des Mieters
- der Abrechnungszeitraum
- für jede Abrechnungsposition die Gesamtkosten für das Gebäude
- für jede Abrechnungsposition der Verteilerschlüssel (s. u.)
- für jede Abrechnungsposition die individuellen Kosten für den Mieter
- gegenüberzustellen sind die Vorauszahlungen des Mieters der Gesamtsumme
- der Betrag der Erstattung, bzw. Nachforderung, die aus der Abrechnung resultiert
- der neue festgelegte Vorauszahlungsbetrag
Dem Mieter muss außerdem die Möglichkeit gegeben werden, nach Terminvereinbarung die Originalbelege einsehen zu können, ein Vermerk auf der Abrechnung diesbezüglich ist empfehlenswert. Ob der Mieter einen Anspruch auf Fotokopien der Belege erheben darf, ist rechtlich umstritten.
Exkurs: Der Verteilerschlüssel
Gebräuchlich sind diese Verteilerschlüssel (s. Nöllke, S. 91f):
- die Quadratmeter der Wohnfläche, bzw. der Wohn- und Nutzfläche
- Verbrauch/Verursachung: dieser Schlüssel wird häufig bei verbrauchsabhängigen Nebenkoste wie Strom, Gas und Wasser angewandt
- Wohneinheit: dies empfiehlt sich bei gleichen Wohneinheiten innerhalb eines Gebäudes oder bei gleichem Nutzen, wie Kabelgebühren, der unabhängig von der Wohnfläche oder der Anzahl der Hausbewohner abgerechnet werden kann
- Anzahl der zum Haushalt gehörenden Personen: fair bei Müllgebühren und Wasserverbrauch
- Kubikmeter umbauter Raum: etwa bei Maisonettwohnungen
Egal welcher Schlüssel für welche Nebenkostenart angewandt wird, er muss vom Mieter nachprüfbar sein. Hilfreich ist dabei die Gegenüberstellung von etwa der Gesamtquadratmeterzahl des Gebäudes zur individuellen Nutzung durch den Mieter oder der Aufschlüsselung von Personen.
Beispiel: Abrechnung Wasserverbrauch
20 Personen wohnen im Haus/Haushalt 1 mit vier Personen
Schlüssel 4/20 Personen – Ergebnis: Der Mieter 20% der Wasserverbauchskosten zu tragen.
Fazit
Ich empfehle Vermietern eine Excel-Tabelle o. Ä. anzulegen, in der neben jeder Nebenkostenart der Gesamtwert der Kosten und der Verteilerschlüssel mit dem daraus resultierenden Anteil des Mieters aufgeführt wird. Der Gesamtbetrag wird dann mit den Vorauszahlungen verrechnet und ergibt die Nachzahlung, bzw. Erstattung für den Mieter. Sprechen Sie mich bei Bedarf an!
Bei Unklarheiten und Fragen zu Ihrer Nebenkostenabrechnung empfehle ich, einen Rechtsanwalt, der auf Mietrecht spezialisiert ist oder den (örtlichen) Mieterbund zu konsultieren. Entsprechende Adressen sind im Internet zu finden. Angaben zu hilfreicher Literatur finden Sie unten im Quellenverzeichnis.
Quellen:
- Matthias Nöllke, 2015. Nebenkostenabrechung für Vermieter. 7., aktualisierte Auflage 2015. Freiburg: Haufe-Lexware GmbH & Co. KG. ISBN 978-3-648-06868-7
Weiterführende Literatur:
- Jutta Weber, 2015. Mieten und Vermieten für Dummies. 2. Auflage 2015. Weinheim: Wiley-VCH Dummies GmbH & Ko. KGaA. ISBN 978-3-527-711987
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Stand Blogeintrag: 29.04.2016